Équinox croit que la protection des renseignements personnels est d’une importance capitale. C’est pour cette raison que nous avons mis en place la présente politique de confidentialité (ci-après désignée la « Politique ») ayant comme objectif la protection de votre intégrité et de votre droit de divulguer ou non vos renseignements personnels.

Nos pratiques en matière de respect de vos renseignements personnels sont conformes aux lois suivantes

• La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE  – loi fédérale)
• La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25 – loi provinciale)

Renseignements personnels visés

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier.

Équinox impose des mesures strictes de sécurité et de protection de la vie privée et des renseignements personnels. Soyez assuré qu’aucun renseignement de ce type ne sera recueilli sans votre consentement.

Équinox pourrait dans le cadre de ses activités recueillir et traiter différents types de renseignements personnels, tel que notamment et non limitativement:

• Des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), dates de naissance et numéro(s) de téléphone;
• Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, des photos et du contenu vidéo ou audio;
• Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des commentaires et des réponses à des sondages;
• Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services qui vous sont rendus;
• Des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles, etc.;
• Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel au sein de Équinox;

• Des renseignements sur l’utilisation du site Internet et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site Internet, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
• Tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous fournissez les renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;
• Le cas échéant, les preuves du consentement qui nous ont été données (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels;

  Collecte d’informations auprès des gens de 14 ans et moins

Nous ne recueillons et n’utilisons pas des renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas nous fournir vos renseignements personnels sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur. Si vous êtes parent ou tuteur et que vous apprenez que votre enfant nous a fourni des renseignements personnels sans consentement, veuillez nous contacter.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Nous collectons des informations personnelles lorsque vous utilisez notre site, par exemple lorsque vous remplissez la section des questions ou commentaires. Les types d’informations que nous pouvons collecter incluent, votre nom, adresse courriel, numéro de téléphone, et toute autre information que vous choisissez de nous fournir. Nous nous engageons à ne collecter que les renseignements personnels de nos employés, fournisseurs, clients et autres collaborateurs nécessaires à l’exécution de nos activités professionnelles. Voici le détail : Prénom et nom, téléphone, adresse civique et courriel.  Avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale autorisée, Équinox pourrait utiliser vos renseignements personnels en vous indiquant alors pour quels motifs vos renseignements personnels sont utilisés.  Équinox peut également communiquer vos renseignements personnels à des tiers comme l’exige ou le permet la loi, notamment dans les situations suivantes :

• aux organismes gouvernementaux, de réglementation et d’application de la loi, en vertu d’un mandat, d’une ordonnance ou d’une exigence légale;
• en lien avec toute procédure judiciaire en cours ou éventuelle impliquant Équinox;
• dans l’établissement, l’exercice ou la défense de nos droits légaux (y compris lorsqu’il s’agit de fournir des renseignements à des tiers à des fins de prévention de la fraude et de réduction du risque de crédit), dans la mesure permise par la loi.

Par ailleurs, Équinox ne louera ni ne vendra jamais vos renseignements personnels à aucun tiers, à moins d’avoir obtenu votre consentement.  Équinox prend des mesures raisonnables pour veiller à ce que les renseignements personnels recueillis soient exacts et complets. Nous mettons à jour nos dossiers concernant les clients en fonction des renseignements qui nous sont communiqués directement ou indirectement par les clients ou les partenaires. Pour vous assurer que nos dossiers sont aussi complets et exacts que possible, vous devez informer l’entreprise de tout changement pertinent à vos renseignements personnels, comme un changement de nom, d’adresse ou de coordonnées.

Autres informations essentielles au maintien en emploi (employés) ainsi qu’aux opérations de l’entreprise (fournisseurs et clients).

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ni du contenu des sites (autres que nos propres sites) vers lesquels nous fournissons des liens. Vous devez consulter les politiques de confidentialité propres à ces sites Web tiers avant de choisir de leur fournir des renseignements personnels.

Tiers visé par le partage des renseignements personnels

Équinox peut partager des renseignements personnels avec des tiers, sous réserve du respect du secret professionnel.

Durée de conservation des renseignements personnels

Équinox conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour se conformer à ses obligations légales et réglementaires.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne chargée de la présente Politique.

Lieu de conservation et mode de transferts de données hors Québec  

Équinox utilise des technologies informatiques de gestion de la relation client afin de gérer, maintenir et entretenir l’ensemble des relations et des interactions avec ses clients, fournisseurs, sous-traitants et partenaires actuels et potentiels. Pour des raisons légales et fiscales, des documents et des renseignements personnels peuvent également être conservés dans un local sécurisé dédié aux archives de Équinox.

Équinox ne transfère aucune donnée, qu’elles soient confidentielles ou non, à l’extérieur de la province du Québec, sauf à la demande spécifique d’un client pour réaliser le mandat confié.

Vos Droits

Vous disposez d’un droit d’accès à vos données personnelles détenues par notre organisation, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels afin d’en connaître le contenu, vérifier leur exactitude, demander des modifications ou encore la suppression.

Il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données. Cet organisme dans la province du Québec est la Commission d’accès à l’information (CAI) ou en envoyant une demande de formulaire à info et en le transmettant par courriel sécurisé ou par la poste à l’attention de notre responsable des renseignements personnels.

Gestion d’incidents de sécurité

Equinox a mis en place des mesures de sécurité technologiques, physiques et contractuelles adéquates visant à protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, au moyen de protections adaptées à la sensibilité de ces mêmes renseignements personnels. Toutefois, aucun système électronique n’est entièrement sécurisé.

Modifications de la Politique de Confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment.  

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En utilisant le site de Équinox, vous consentez à l’utilisation de témoins conformément à la présente politique concernant les témoins. Vous aurez vu une invitation à cet égard lors de votre première visite sur ce site Internet; bien qu’elle ne s’affiche habituellement pas lors des visites subséquentes, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en suivant les instructions ci-dessous.

Témoins nécessaires  

Ces témoins sont essentiels pour vous permettre de naviguer sur le site Web et d’accéder à ses fonctionnalités.

Sans ces témoins, les services que vous demandez (comme la navigation d’une page à l’autre) ne peuvent pas être assurés.

Témoins de performance

Équinox utilise des témoins analytiques pour analyser comment ses visiteurs utilisent son site Internet et pour surveiller la performance du site Internet. Cela permet d’assurer une expérience de haute qualité en personnalisant son offre et en repérant et en corrigeant rapidement tout problème.

Témoins de fonctionnalité du site internet  

Équinox utilise également des témoins pour vous offrir une certaine fonctionnalité, tel que mémoriser des choix que vous faites (comme votre nom d’utilisateur, votre langue ou votre région) ou pour reconnaître la plateforme à partir de laquelle vous accédez au site et pour vous fournir des fonctionnalités améliorées et plus personnelles. Ces témoins ne sont pas utilisés pour suivre votre navigation sur d’autres sites.

Témoins de ciblage  

Les témoins de ciblage (ou témoins publicitaires) recueillent de l’information sur vos habitudes de navigation et servent à mieux cibler la publicité en fonction de vous et de vos intérêts. Ils sont utilisés par les services assurés par des tiers, comme les boutons Aimer ou Partager. Les témoins « AddThis » susmentionnés sont également des exemples de témoins de ciblage. Les tiers fournissent ces services en échange de la reconnaissance que vous avez visitée sur le site Internet de Équinox.

Lorsque vous utilisez les boutons LinkedIn, Facebook ou autres boutons de partage disponible, vous êtes dirigé vers une page contrôlée par ces entreprises, qui peuvent placer des témoins (y compris des témoins de ciblage), et vous serez assujetti aux politiques concernant les témoins de LinkedIn, de Facebook ou d’un autre site Internet pertinent, respectivement.

Utilisation d’adresses IP et de journaux numériques  

Équinox pourrait utiliser votre adresse IP et votre type de navigateur pour aider à diagnostiquer des problèmes touchant son serveur, pour administrer son site Internet et pour améliorer le service offert. Une adresse IP est un code numérique qui désigne votre ordinateur sur Internet. Votre adresse IP pourrait également servir à recueillir de l’information démographique globale.

Équinox pourrait procéder à des vérifications d’adresses IP pour établir le domaine dont vous provenez (p. ex. google.com) afin d’obtenir un meilleur portrait des données démographiques de ses utilisateurs. L’information provenant de ces types de témoin et de technologie n’est pas combinée à l’information vous concernant provenant d’une autre source et ne permettra pas d’établir votre identité.

Pixels invisibles dans les courriels HTML et Webinaires  

Les courriels de marketing renferment un « pixel invisible » unique propre à la campagne qui avise Équinox ses courriels sont ouverts et qui, combiné à une autre technologie, vérifie les clics sur les liens contenus dans le courriel. Équinox pourrait utiliser cette information à diverses fins, notamment pour établir lesquels de ses courriels vous intéressent le plus et pour demander aux utilisateurs qui n’ouvrent pas ses courriels s’ils souhaitent continuer de les recevoir. Le pixel sera supprimé lorsque vous supprimerez le courriel. Si vous ne souhaitez pas que le pixel soit téléchargé sur votre appareil, vous devriez choisir de ne pas cliquer sur les liens envoyés. Cette information peut être liée à votre identité personnelle.

Changements touchant la politique concernant les témoins  

La présente politique concernant les témoins pourrait être modifiée à tout moment par Équinox.

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L’objectif de cette politique est de fournir des procédures de clôture, de conservation et de destruction des dossiers de client maintenus par Équinox.

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Conservation des dossiers fermés

Les dossiers fermés et non détruits sont entreposés dans un lieu physique barré pour maintenir la confidentialité des personnes concernées et pour les protéger contre les dommages ou la perte. Ils peuvent aussi être conservés sur support informatique.

Veuillez noter que, dans certains cas, Équinox peut conserver certains de vos renseignements personnels pendant une période raisonnable à des fins juridiques, administratives ou de conformité.

Pour plus d’information, consultez le responsable des renseignements personnels.  

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La présente politique vise à assurer un traitement adéquat, uniforme et diligent des plaintes. Elle s’adresse à toute personne insatisfaite du traitement de ses renseignements personnels.
 
But de la politique

La politique de traitement des plaintes vise à mettre en place une procédure équitable et transparente afin de traiter les plaintes reçues par Équinox. Elle a également pour objectif de soutenir la qualité des services et d’offrir l’opportunité à toute personne d’exprimer son insatisfaction.

Le présent document encadre la réception des plaintes, la transmission de l’accusé de réception, la création du dossier de plainte et la compilation des plaintes reçues, et ce, dans un souci d’écoute de la clientèle et d’amélioration continue.

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Responsable

La personne responsable de l’application de la politique est M. Bryan Moloughney, directeur général, responsable de la protection des renseignements personnels. Il agit à titre de répondant et s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard. Le responsable doit également transmettre aux employées et employés toute l’information nécessaire au respect de la présente politique.

Réception de la plainte

L’individu qui désire formuler une plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante :

Équinox

M. Bryan Moloughney, directeur général.

(RRPRP) Personne responsable de la protection des renseignements personnels 
(514) 710-3141  bryan.moloughney@scequinox.ca  Où

800 Place Victoria, Montréal, QC, H4Z 1A1

La communication doit indiquer les éléments suivants:

• Le nom du plaignant;
• Son adresse;
• Son numéro de téléphone;
• Son courriel ou son numéro de télécopieur, le cas échéant;
• La qualité du plaignant : En son nom personnel, en tant que tuteur ou titulaire de l’autorité parentale;
• Les motifs de la plainte soumise.

Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.

Entrée en vigueur des politiques :  

Mai 2024.

Pour toute question ou commentaire concernant le traitement des plaintes, nous vous invitons à communiquer directement avec le responsable.  

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